Vedtekter for «Donum — Frie biblioteksystemer SA»
Vedtatt på stiftelsesmøte i Oslo 27. september 2011
Donum er et norsk samvirkeforetak for frie biblioteksystemer og
fri programvare i biblioteksektoren, med utgangspunkt i Koha.
§ 1 Navn og sammenslutningsform
Sammenslutningen er et samvirkeforetak og heter «Donum — Frie Biblioteksystemer SA».
Foretaket er næringsdrivende.
Medlemmene hefter ikke overfor kreditorene for foretakets forpliktelser.
§ 2 Forretningssted
Forretningskontoret er i Oslo kommune.
§ 3 Virksomhet og formål
Foretaket har som formål å fremme medlemmenes økonomiske interesser
gjennom deres deltakelse i oppbygging, utvikling og forvaltning av programvare,
oversettelser, kunnskap og nettverk, samt formidling av relevante oppdrag,
generering av spin-off og brukernytte, ved å øke og fremme kunnskap om og bistå
utvikling og levering av arbeider og tjenester forbundet med frie biblioteksystemer
(biblioteksystemer basert på fri programvare) og fremme verdiene disse
bygger på i offentlig og privat sektor. Hovedaktivitetene er å organisere og
kvalitetssikre oversettelser, bidra til markedsføring av, kursing i og
videreutvikling av Koha og annen fri programvare til biblioteksektoren
i Norge, og virke som et nettverk og drive fora og møteplasser for
aktører og personer innen virkeområdet, gjennom f.eks. å arrangere
brukermøter, brukerforum, seminarer, konferanser o.l.
Samvirket vil gi medlemsfordeler ved prioritert og eventuelt billigere adgang
til kurs, konferanser m.v. for medlemmene.
Foretaket vil organisere spleiselag for utvikling av ny funksjonalitet i
programvaren.
Foretaket vil delta aktivt i nasjonale og internasjonale fora, og bringe
informasjon, kunnskaper, tekniske løsninger m.v. derfra til medlemmene.
Foretaket vil ha et nært samarbeide med relevante aktører som er
en naturlig del av det økosystemet som kreves for at frie
biblioteksystemer skal kunne fungere og tas i bruk på best mulig
vis. Dette innebærer samarbeid med og medlemskap og/eller eventuelt
ansettelse av både brukere, teknikere, leverandører og
fagpersonale (som f.eks. bibliotekarer).
Med fri programvare menes programvare som har en brukervennlig
lisens som gir brukeren:
Friheten til å bruke
Friheten til å distribuere kopier
Friheten til å studere og endre
Friheten til å distribuere endringer
Medlemmene i foretaket vil samarbeide om å øke verdien av
biblioteksprogramvarene og tjenestene som er beskrevet.
Foretaket gir medlemsfordeler ved deltakelse i egne kurs og arrangementer.
Arbeidsfordeling og samarbeide
Fordelingen av arbeidsoppgavene innad i foretaket skal være
kompetansestyrt, det vil si at de ansatte og de frivillige har
selvstyre innen sitt eget kompetansefelt.
De ansatte er likeverdige samarbeidspartnere. Samarbeide mellom
ulike kompetansefelt skjer formelt eller uformelt gjennom møter og
avtaler, unntatt der flertallsbeslutninger benyttes.
§ 4 Medlemmene
Alle bedrifter eller personer som aktivt støtter formålet kan bli medlem i foretaket.
Formålet defineres i § 3.
Medlemkontingent og andelsinnskudd
Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet.
Hvert medlem skal betale NOK 1000 i andelsinnskudd.
Hvert medlem skal betale medlemskontingent. Kontingentens størrelse fastsettes
av årsmøtet.
Andelsinnskudd skal ikke forrentes.
Medlemmet har ikke krav på tilbakebetaling av sitt andelsinnskudd ved utmelding.
Støttemedlem
De som vil kan delta som støttemedlem. Støttemedlemmer betaler medlemskontingent,
men ikke andelsinnskudd. Støttemedlemmer har ikke stemmerett.
Både bedrifter og personer kan være støttemedlemmer.
§ 5 Anvendelse av årsoverskudd
Foretaket kan hvert år disponere all kapital ut over
grunnkapitalen (summen av andelsinnskudd) til aktiviteter som fremmer formålet i henhold til § 3.
Beslutning om anvendelse av årsoverskuddet treffes av årsmøtet etter forslag fra styret.
Det kan ikke besluttes anvendt et høyere beløp enn det styret foreslår eller godtar,
men årsmøtet kan selv bestemme anvendelsen innenfor følgende rammer:
1. Bruke midlene i overensstemmelse med formålet, ved godskriving av foretakets egenkapital,
det vil si å spare eller bruke egenkapitalen innen foretaket.
§ 6 Styret
Foretaket skal ha et styre på minst 3 og ikke flere enn 9 personer og består,
så langt det er mulig, av representanter for de ulike handlingsområdene:
En salgsperson
En bibliotekar eller person med tilsvarende kompetanse
En oversetter
En driftsansvarlig
Alle styremedlemmer må være fullt medlem (ikke støttemedlem).
Det oppnevnes et varamedlem for hvert styremedlem.
Varamedlemmer må velges av årsmøtet.
Tjenestetiden for styre- og varamedlemmer er 2 år.
Ved frafall av styremedlem trer vara inn.
Ved frafall av vara supplerer styret seg selv slik:
En medlemsorganisasjon som opplever frafall har rett til å
foreslå erstatter, men erstatteren må godkjennes av styret.
Godkjent erstatter sitter frem til førstkommende årsmøte,
der suppleringsvalg finner sted.
Den medlemsorganisasjonen som har oppnevnt
et styre- eller varamedlem kan på ethvert tidspunkt
avsette vedkommende og oppnevne en erstatter i
dennes sted, men erstatteren må godkjennes av styret.
Godkjent erstatter sitter frem til førstkommende årsmøte,
der suppleringsvalg finner sted.
Nye initiativer og virksomheter kan opprettes i foretaket
ved behov og etter normal behandling i styret.
§ 7 Styrets oppgaver
Styrets oppgave er i hovedsak å samle representantene for
foretakets aktiviteter og slik samarbeide om hvordan programvaren
best kan tilpasses til, driftes og støttes for det norske
markedet.
Styret står for driften av foretaket og forvaltning av formuen
(grunnkapital, avkastning, tildelte midler og fri egenkapital) på
en forsvarlig måte og i overensstemmelse med kravene i norsk lov.
Styret lager forslag til budsjett, men årsmøtet vedtar budsjett og godkjenner regnskap.
Styret godkjenner prosjekter og satsingsområder. Styret skal få
løpende rapportering om driften.
Styremedlemmer mottar en årlig styregodtgjørelse som er i samme
størrelsesorden som den ordinære medlemskontingenten. Styret kan
tildele påskjønnelser eller gaver til et styremedlem ved
ekstraordinær innsats eller resultater.
§ 8 Styreleder
Årsmøtet kan velge en styreleder men har ikke plikt til å gjøre det.
Eventuell styreleder har underskriftsrett og prokurarett. Hvis det ikke er
valgt en styreleder gis disse rettighetene til andre medlemmer av styret.
Ved behov kan en styreleder velges av styret. Hvis styrelederen
skal ha spesielle oppgaver bestemmes de av styret ut fra
kompetanseprinsippet (jfr. formålsparagrafen). Der ikke annet er
fastsatt gjelder de samme reglene for styrelederen som for de
andre styremedlemmene.
§ 9 Daglig leder
Årsmøtet kan bestemme at samvirkeforetaket skal ha en daglig leder.
Styret skal i såfall utpeke en daglig leder. Styret kan også på eget
initiativ bestemme og utpeke en daglig leder.
Daglig leder skal velges blant dem som allerede er ansatt i et av
foretakets prosjekter eller medlemmer og vervet kan gå på rundgang,
eller ved behov deles mellom flere personer. Daglig leder kan være
styresekretær.
Daglig leder deltar på styremøtene.
§ 10 Styremøter
Daglig leder, eller en annen foretaket utpeker til denne oppgaven,
innkaller til regelmessige møter som sikrer god saksbehandling og
drift av foretaket. Styret er beslutningsdyktig når minst 50 % av
styret deltar. Ved stemmelikhet teller eventuell styreleders
stemme dobbelt. I fravær av en styreleder teller ordstyrers stemme
dobbelt.
§ 11. Årsmøtet
Årsmøtet er foretakets øverste myndighet.
Årsmøtet finner sted innen utgangen av mai måned.
Innkalling til årsmøtet skal sendes slik at den er medlemmene i hende senest
en uke før møtet.
På det ordinære årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres:
1. Godkjenning av innkalling og dagsorden.
2. Valg av møteleder, referent og 2 medlemmer til å underskrive protokollen.
3. Årsberetning.
4. Årsregnskap.
5. Disponering av årsoverskuddet.
6. Innkomne saker, mottatt av styret senest tre uker før årsmøtet.
7. Valg i henhold til lov og vedtektenes bestemmelser.
§ 12. Ekstraordinært årsmøte
1. Styret kan kalle inn til ekstraordinært årsmøte.
2. Styret skal kalle inn til ekstraordinært årsmøte dersom minst 10 % av medlemmene,
eller minst halve styret, eller revisor, krever det.
3. Ekstraordinært årsmøte behandler kun de sakene som er varslet i innkallingen.
§ 13 Representasjon utad
Styrets talsperson eller daglig leder representerer foretaket utad.
§ 14 Regnskaps- og revisjonsplikt
Styret velger regnskapsfører. Årsmøtet velger ved behov en revisor, i
overensstemmelse med revisorlovens krav, i henhold til den til enhver
tid gjeldende grense som utløser krav om statsautorisert revisor.
(Ved stiftelsestidspunktet i 2011 oppstår krav om statsautorisert revisor
ved en omsetning på over 5 millioner.)
§ 15 Vedtektsendringer
Årsmøtet kan gjøre vedtak om endringer av vedtektene med 2/3 flertall, med unntak for
paragraf 1, 3, 6 og 15 hvor 90 % kreves.
§ 16 Oppløsning
Årsmøtet eller et ekstraordinært årsmøte kan vedta oppløsning av foretaket.
Et oppløsningsvedtak krever 4/5 flertall på et årsmøte eller ekstraordinært årsmøte
der agendapunktet om oppløsning har vært bekjentgjort for medlemmene minst tre
uker på forhånd.
Ved oppløsning skal grunnkapitalen og eventuelle andre gjenstående midler
etter at økonomiske forpliktelser og vedtektfestet informasjonsplikt er fullbyrdet,
gå til fremme av et allmennyttig formål som best mulig fremmer intensjonene til
Donum — Frie biblioteksystemer SA, som bestemt av siste årsmøte.
